UNIVIS
Initialisierungsphase beendet

von Martin Polaschek (Ausgabe 00/1, März 2000)

 

Über das Projekt UNIVIS (Konzeption, Beschaffung und Einführung einer modernen IT-Infrastruktur für die Verwaltung der Uni Wien) wurde bereits mehrfach berichtet. Zuletzt wurden im Comment 99/3 die Aufgaben und Zielsetzungen der Initialisierungsphase beschrieben, die Ende September 1999 planmäßig abgeschlossen werden konnte. Die Ergebnisse dieser ersten Planungsphase wurden am 15. 11. 1999 im Kleinen Festsaal der Universität Wien präsentiert und sollen im folgenden kurz zusammengefaßt werden.

Nach der Analyse der vorhandenen Unterlagen und der Erhebung des Ist-Zustandes der IT-Infrastruktur wurde ein unternehmensweites Prozeßmodell entwickelt, das die Basis für die Definition der Anwendungen des Anwendungsportfolios bildet. Dieses besteht aus den folgenden sieben Anwendungsgruppen:

  • Das Studienwesen umfaßt alle für den Studien- und Lehrbetrieb erforderlichen Anwendungen. Die wichtigsten Teilbereiche sind Studentenverwaltung, Verwaltung der Lehre, Prüfungsverwaltung und Studienplanverwaltung.
  • Zum Personalwesen zählen alle Anwendungen zur Verwaltung des Personalstamms, An- und Abwesenheitsverwaltung, Reiseverwaltung, Personalaufnahme, Personalentwicklung, Personalabrechung und Planstellenverwaltung.
  • Die Anwendungen im Bereich Facility Management unterstützen die effiziente Verwaltung räumlicher Ressourcen sowie Planungen in raumrelevanter Hinsicht (Verwaltung der Liegenschaften und Räume, Management der notwendigen Aktivitäten und Dienstleistungen wie Reinigungsdienst, Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten).
  • Im Bereich Finanzwesen angesiedelt sind die Anwendungen zur Verwaltung und Bewirtschaftung der Finanzmittel (Finanzbuchhaltung, Haushaltsmanagement, Kostenrechnung, Controlling, Budgeterstellung und Budgetvollzug).
  • Die Anwendungsgruppe Materialwirtschaft umfaßt Anwendungen im Bereich Lagerverwaltung, Lieferantenverwaltung, Inventar-/Anlagenverwaltung, Materialverwaltung, Einkauf/Beschaffung und Instandhaltung.
  • Die Anwendungen im Bereich Managementinformationssystem (MIS) / Datawarehouse liefern Soll-Ist-Vergleiche, Statistiken und Prognosen sowie Daten zur Bewertung von Effektivität und Effizienz.
  • Zum Work Management zählen Anwendungen zur Definition und Steuerung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen, zur Erfassung, Suche und Bereitstellung von Dokumenten und Akten, sowie zur Unterstützung der Zusammenarbeit und Kommunikation (z.B. Terminverwaltung, Kanzlei-Informationssystem, elektronischer Akt).

Zur Bewertung des Anwendungsportfolios wurde ein Kriterienkatalog erstellt; die Kriterien wurden zu vier Hauptzielen zusammengefaßt:

  • Verbesserung der Außenwirkung und Erhöhung der Kundenzufriedenheit;
  • Steigerung der Produktivität, Effizienz und Effektivität im Verwaltungsbereich;
  • Verbesserung der Informationsbereitstellung für Entscheidungsträger;
  • Gewährleistung der Betriebssicherheit und Optimierung des Betriebs- und Betreuungsaufwandes.

Die Priorisierung der Anwendungsgruppen erfolgte auf der Basis des durch die Einführung der jeweiligen Anwendungen zu erwartenden Nutzenzuwachses bezüglich dieser vier Hauptziele. Eine niedrige Priorität bedeutet somit, daß die erzielbare Verbesserung in diesem Bereich niedriger ist als in anderen Bereichen - z.B. weil es bereits eine brauchbare IT-Unterstützung gibt. Die Bewertung ergab folgende Reihung (nach absteigender Priorität): Studienwesen, Facility Management und Work Management, Materialwirtschaft und MIS/Datawarehouse, Finanzwesen, Personalwesen.

Neben der reinen Nutzwertanalyse sind allerdings auch noch technische Restriktionen zu berücksichtigen. So ist die derzeitige Personalverwaltung daten- und funktionsmäßig sehr eng mit Anwendungen im Studienwesen gekoppelt (etwa im Bereich Abgeltung der Lehre und Prüfungsentschädigung). Eine Ablösung der Anwendungen im Studienwesen bei einem Weiterbetrieb der derzeitigen Personalverwaltung würde infolgedessen einen stark erhöhten Migrationsaufwand nach sich ziehen, da zahlreiche Schnittstellenprogramme neu erstellt bzw. angepaßt werden müßten. Es erscheint daher sinnvoll, die Anwendungen im Studienwesen und im Personalwesen gleichzeitig abzulösen. Eine ähnliche starke Kopplung besteht zwischen dem Finanzwesen und der Materialwirtschaft sowie (innerhalb des Finanzwesens) zwischen der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung. Auch in diesen Fällen ist daher eine gemeinsame Ablösung bzw. Neueinführung anzustreben.

Eine weiteres Ziel der Initialisierungsphase war die Festlegung einer allgemeinen Make-or-Buy-Strategie. Grundsätzlich können die zu ersetzenden Anwendungen entweder neu entwickelt (Individualsoftware) oder durch Standardsoftware abgelöst werden. Für Individualsoftware spricht im wesentlichen, daß diese Software eigens für die Universität Wien entwickelt würde und daher nahezu alle Anforderungen der Benutzer erfüllt werden könnten - wobei allerdings einschränkend hinzuzufügen ist, daß sich auch bei der Entwicklung von Individualsoftware alle Benutzer auf gemeinsame Anforderungen einigen müssen. Die Vorteile von Standardsoftware sind das im allgemeinen höhere technische Niveau (zumindest bei bereits länger im Einsatz befindlichen Produkten), das geringere Risiko des Scheiterns bei der Einführung, der geringere Analyse- und Einführungsaufwand (vor allem auch für die von der Einführung betroffenen UniversitätsmitarbeiterInnen) und die geringere Durchlaufzeit bei der Einführung. Darüber hinaus wird Standardsoftware im Normalfall vom Hersteller weiterentwickelt und angepaßt (z.B. an neue gesetzliche Regelungen), und diese neuen Versionen werden im Rahmen von Wartungsverträgen zur Verfügung gestellt. Die Universität Wien hat daher entschieden, Standardsoftware einzusetzen, wo immer es möglich ist. Falls für eine Anwendung keine Standardsoftware zur Verfügung steht, wird Individualsoftware entwickelt, wobei anzustreben ist, daß sich die entwickelte Software grundsätzlich auch für andere österreichische Universitäten eignet und keine Insellösungen für die Uni Wien entstehen. Derartige Entwicklungen können aufgrund der derzeitigen Personalsituation nur außer Haus erfolgen.

Grundsätzlich werden für alle definierten Anwendungsgruppen Standardsoftwarepakete angeboten. Für das Studienwesen als Anwendungsgruppe mit höchster Priorität wurden die am Markt angebotenen Softwarepakete genauer überprüft. Nach einer eingehenden Analyse entschied die Universität Wien, im Bereich des Studienwesens die Software i3v®-education der Firma GINIT einzusetzen.

Aus dem bewerteten Anwendungsportfolio und verschiedenen Nebenbedingungen (Personal- und Budgetrestriktionen, Migrationsanforderungen) ergibt sich der in der Grafik gezeigte Masterplan für das Gesamtprojekt UNIVIS. Er definiert einen voraussichtlichen Zeitplan für die Einführung der einzelnen Anwendungsgruppen, wobei diese prinzipiell in jeweils vier Schritten erfolgt: Bei der Erstellung des Fachkonzeptes werden (aufbauend auf dem unternehmensweiten Prozeßmodell aus der Initialisierungsphase) die Geschäftsprozesse modelliert und jene Prozesse festgelegt, die durch die Anwendung unterstützt werden sollen. Zudem werden die Anforderungen an das Berechtigungskonzept erhoben. Nach der Beschaffung im Rahmen eines Vergabeverfahrens (Ausschreibung, freihändige Vergabe) erfolgt die Implementierung der Software. Diese beinhaltet neben der Neuentwicklung (Individualsoftware) bzw. Anpassung (Standardsoftware) der Software auch die Schaffung der organisatorischen Rahmenbedingungen und eventuell bereits eine Inbetriebnahme (Pilotbetrieb). Im Rahmen der Betriebseinführung erfolgt die organisatorische Einführung der Software sowie die technische Optimierung und Feinanpassung.

Wie im Masterplan ersichtlich, wird bis Ende März 2000 das Fachkonzept im Bereich Studienwesen erarbeitet. Dies erfolgt unter der intensiven Mithilfe von etwa vierzig MitarbeiterInnen aus allen Bereichen des Studienwesens, die als sogenannte "Key User" ihre Sachkenntnisse einbringen. Nach der Feinmodellierung der relevanten Geschäftsprozesse überprüfen diese Key User in Zusammenarbeit mit dem UNIVIS-Team, inwieweit die ausgewählte Software i3v®-education geeignet ist, die einzelnen Prozesse zu unterstützen. Alle notwendigen Änderungen werden dokumentiert, mit den übrigen Key Usern und anderen Betroffenen abgestimmt und schließlich zum sogenannten Differenzpflichtenheft zusammengefaßt, das eine wesentliche Grundlage für die Beschaffung der Software darstellt. Wenn die Softwareeinführung planmäßig verläuft, wird im Frühjahr 2001 die Implementierung der Studentenverwaltung und im Herbst 2001 die Implementierung der übrigen Anwendungen des Studienwesens (Lehr-, Prüfungs- und Studienplanverwaltung) abgeschlossen sein.

Aktuelle Termine und Informationen zum Projekt UNIVIS finden Sie unter http://www.univie.ac.at/univis/; für Anfragen und Hinweise ist das UNIVIS-Team unter der eMail-Adresse UNIVIS@UNIVIE.AC.AT erreichbar.